A materialização de documentos é a geração de documentos em papel, com autenticação, desenvolvidos a partir de documentos eletrônicos, públicos ou particulares, que apresentem assinatura digital ou outra forma de confirmação de integridade e autenticidade.
Já a desmaterialização de documentos é a geração de documentos eletrônicos a partir de documento em papel, com aplicação de certificado digital sob o padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil – obrigatoriamente por meio da Central Notarial de Autenticação Digital (CENAD).
Esses procedimentos foram autorizados pelo Provimento nº 22/2013, publicado pela Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de São Paulo, que regulamenta a materialização e a desmaterialização de documentos como atividade dos tabeliães de notas e registradores civis de pessoas naturais com atribuição notarial.
Finalidade da materialização e desmaterialização de documentos
A materialização e desmaterialização são realizadas para multiplicar documentos, garantindo que outras vias, além da original, possam ser válida e eficazmente conhecidas e utilizadas por diversas pessoas, seja em papel, seja em meio digital.
Em tais procedimentos, a cópia física ou eletrônica é autenticada, ou seja, recebe a certificação de que é fiel à via original, não sofreu nenhuma alteração ou falsificação. Essa certificação é dada por um Tabelião de Notas (ou por um Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais, no Estado de São Paulo), que são dotados de fé pública. E por isso os atos desses profissionais fazem prova plena daquilo que eles atestam ter ocorrido em sua presença.
Como solicitar
Ambos os atos podem ser realizados em Cartório de Notas, por um tabelião ou escrevente autorizado. A materialização é feita por meio da impressão integral, aposição da data e hora da autenticação, indicação do site de confirmação (quando aplicável), inserção de informação sobre a verificação da assinatura digital ou outro meio de confirmação, e aplicação do selo de autenticidade de documento eletrônico.
Já a desmaterialização é feita com a digitalização ou escaneamento do documento em papel e a geração de um código hash, para essa via eletrônica (digitalizada/escaneada), a partir do uso de certificado digital, no padrão ICP-Brasil, necessariamente, por meio da “Central Notarial de Autenticação Digital”(CENAD), módulo de serviço da Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC). Em seguida, arquiva-se essa cópia virtual autenticada em uma mídia (pen-drive ou CD, por exemplo) fornecida ou custeada pelo usuário, que deve ser virgem ou formatada.