O apostilamento é o certificado que confere autenticidade à origem pública de um documento ou à intervenção de uma autoridade pública nele. Com o objetivo de simplificar o processo de legalização de documentos para uso no exterior, facilita a rotina de empresas que precisam fazer tramitar documentos internacionalmente e agiliza a validação para cidadãos que pretendem morar, estudar ou trabalhar fora do país.
A Convenção da Apostila da Haia, promulgada pelo Decreto nº 8.660/2016, entrou em vigor no Brasil em agosto de 2016, com o objetivo de facilitar o processo de legalização de documentos para uso no exterior.
O procedimento é aplicado para documentos públicos ou aqueles de natureza particular que tenham a assinatura reconhecida por notário ou autoridade pública competente.
O artigo 1º da Convenção da Haia estabelece como documentos públicos:
- Os documentos provenientes de uma autoridade ou de um agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça;
- Os documentos administrativos;
- Os atos notariais;
- As declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura.
De acordo com o Provimento nº 62/2017 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), com relação aos documentos e contratos particulares o apostilamento se aplica apenas ao ato de reconhecimento de firma praticado pelo Oficial Público.
O ato pode ser realizado em documento original com firma reconhecida, cópia autenticada com firma reconhecida e documento eletrônico assinado com certificação digital. Destes, são muitos os documentos que podem ser legalizados para uso no exterior, em geral os que estão relacionados à obtenção de dupla cidadania, como certidão de nascimento, casamento e óbito; os registros comerciais, de sociedade ou patentes; as escrituras públicas, procurações, atas notariais, além dos atos de reconhecimento de firma e autenticação de cópia; e também os diplomas escolares, universitários e outros diplomas acadêmicos emitidos por instituições de ensino.