A autenticação de cópia é o ato pelo qual o Tabelião, no Cartório de Notas, atesta que a reprodução de um documento se mantém fiel à via original, conservando as mesmas características e informações necessárias à sua identificação.
E esse ato de a autenticação, em que o Tabelião, com fé pública, certifica que determinado documento é uma cópia fiel do original, tem dupla função: a multiplicação dos documentos e a pré-constituição de prova.
A autenticação multiplica documentos, porque permite a criação e a circulação de diversas vias iguais à via original, com segurança para todos os que lidam com elas, ante a garantia de que essas cópias não foram adulteradas.
E a autenticação também pré-constitui prova, porque a fé-pública do Tabelião faz presumir, como verdadeiro, que a cópia é reprodução fiel do original e, então, tem o mesmo valor probante.
Ao realizar a autenticação de uma cópia, o Tabelião de Notas não se atém somente à conferência dos textos ou ao aspecto morfológico da escrita, mas verifica, de forma minuciosa e com cautela, se o documento copiado contém rasuras, supressão de palavras ou linhas ou, ainda, quaisquer outros sinais que podem indicar possíveis fraudes.
De acordo com a Normas de Serviços de Cartórios Extrajudiciais, as cópias reprográficas autenticadas por autoridade administrativa, em razão de seu ofício, e do foro judicial independem de autenticação notarial, uma vez que constituem documentos originários.
Não pode ser feita a autenticação de documentos já autenticados pelo Juízos e Tribunais, nem a autenticação de cópia de cópia, autenticada ou não, de documento público ou particular, exceto quando a cópia vier de autenticada de autoridade ou repartição pública, forem autenticadas por tal autoridade ou repartição e constitua um documento originário, tal como uma carta de ordem, de sentença, de arrematação, de adjudicação, formal de partilha, certidão positiva de registros públicos e de protestos e certidão da Junta Comercial.
Igualmente não podem ser autenticados, dentre outros documentos: a) os transmitidos por fac-símile, exceto os que contenham assinatura inserida após a recepção do documento; b) parte ou partes de documentos cuja compreensão de seu conteúdo dependa de sua leitura integral; c) documentos escritos a lápis ou outro meio de impressão delével; d) documentos alterados com tinta corretiva, quando a correção implique substancial alteração do conteúdo do documento (nome completo, datas, valores, etc.); e) mensagens eletrônicas (e-mails).
E o Tabelião de Notas deve recusar a autenticação de cópia de documento de identidade que, em virtude de replastificação ou outros motivos, contenha caracteres morfológicos geradores de insegurança.
Para solicitar a autenticação de uma cópia é necessário comparecer ao Cartório de Notas, portando a via original do documento. O interessado pode também portar a cópia ou, preferencialmente, solicitar que ela seja feita na própria serventia, o que torna o serviço mais ágil. Analisados o documento e a cópia, para se saber se ele permite reprodução autêntica e se ela é uma versão fiel ao original, inserem-se então o selo de autenticidade, o carimbo de certificação e a assinatura do responsável pela conferência.
Caso a via original de um documento seja apenas eletrônica ou virtual (e não em papel), o interessado poderá solicitar autenticação de uma cópia, por meio do processo de materialização.
Define-se como materialização a geração de documentos em papel, com autenticação, a partir de documentos eletrônicos, públicos ou particulares, que apresentem assinatura digital ou outra forma de confirmação de integridade e autenticidade
Nessa materialização, o documento eletrônico é integralmente impresso em papel e neste se indica o site de confirmação (quando aplicável), insere-se a informação sobre a verificação da assinatura digital ou outro meio de confirmação, apõem-se a data e a hora da autenticação, e aplica-se do selo de autenticidade de documento eletrônico.
O inverso também é possível, ou seja, pode-se criar uma cópia autenticada em via eletrônica, quando a versão original do documento é de papel. A cópia autenticada eletrônica é entregue ao interessado em mídia própria (“pendrive”, por exemplo), e pode ser enviada a inúmeros destinatários. Nesse caso, temos o processo de desmaterialização.
Define-se como desmaterialização a geração de documentos eletrônicos, com aplicação de certificado digital, a partir de documento em papel. A cópia autêntica eletrônica será assinada com certificado digital, pela Central Notarial de Autenticação Digital (CENAD), módulo de serviço da Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC), e terá nela estampado um código “hash”, que também ficará arquivado na CENAD. Para confirmação de autenticidade e integridade, o usuário acessará o CENAD, no portal de internet da CENSEC, e fará o upload do documento. A verificação de autenticidade e integridade decorrerá da confrontação do “hash” calculado para esse documento com o “hash” arquivado no momento da certificação.