A declaração ou contrato de união estável são feitos por meio de Escritura Pública, que é o documento lavrado pelo Tabelião de Notas e firmado pelas partes, para definir diversas regras aplicadas ao relacionamento dos companheiros.
A união estável configura-se como uma relação de convivência pública, duradoura e contínua entre duas pessoas, estabelecida com o objetivo de constituir família. De acordo com o Supremo Tribunal Federal, essa união é reconhecida não só entre pessoas de sexos diferentes, mas também entre pessoas de mesmo sexo.
Apesar de a lei exigir que a convivência seja pública, duradoura e contínua, a união estável é essencialmente uma relação afetiva e, portanto, ela pode existir independentemente de documento ou contrato escrito. Mas a oficialização da relação no Cartório de Notas, por meio de Escritura Pública, agrega valor jurídico à união estável, seja por facilitar a sua comprovação, seja por facilitar o acesso a direitos que os companheiros podem ter, como meação no patrimônio comum, herança, pensão alimentícia, convênio médico, benefícios securitários e previdenciários etc.
Pela Escritura Pública, podem ser definidas diversas regras para o relacionamento, como o regime e a titularidade dos bens, os direitos e deveres de cada um, e a mudança de nome dos companheiros.
A oficialização da união estável no Cartório de Notas é muito simples: basta que os companheiros apresentem os documentos pessoais originais (dentre eles a certidão de nascimento, caso sejam solteiros, ou as respectivas certidões de casamento, com averbação da separação ou do divórcio, caso já tenham sido casados), e decidam sobre as regras aplicáveis à relação (regime de bens, direitos e deveres, mudança de nome etc). Então se lavra a Escritura Pública e, uma vez pagos os emolumentos, uma via dela já é trasladada e entregue às partes no ato.
Se os companheiros não definirem o regime de bens, vigorará o regime legal da comunhão parcial de bens, segundo o qual os bens adquiridos onerosamente (ou seja, mediante pagamento), após o início da união estável, pertencem a ambos, por se presumir que os dois colaboraram para a aquisição. Estão também disponíveis outras opções de regime de bens, que são: comunhão universal de bens, separação total de bens e participação final nos aquestos.
No Estado de São Paulo, permite-se que, depois de lavrada no Cartório de Notas a Escritura Pública de União Estável, ela seja registrada tanto no Cartório de Registro Civil das Pessoas Naturais (onde são inscritos atos relativos ao estado civil das pessoas, como nascimento, casamento e óbito), quanto no Cartório de Registro de Imóveis (onde são inscritos atos que direta ou indiretamente digam respeito à propriedade imobiliária).