Características
A Ata Notarial é o instrumento público, ou seja, o documento público no qual o Tabelião de Notas deixa transcritos certos fatos, situações ou ocorrências, exatamente como ele os presenciou ou os constatou por seus sentidos (visão, olfato, paladar, tato e audição).
Segundo as normas de serviço dos cartórios extrajudiciais de São Paulo, “Ata Notarial é a narração objetiva, fiel e detalhada de fatos jurídicos presenciados ou verificados pessoalmente pelo Tabelião de Notas”.
O instrumento tornou-se mais conhecido após o novo Código de Processo Civil, que, ao tratar das provas, dispõe o seguinte:
“Art. 384. A existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião. Parágrafo único: Dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos poderão constar da ata notarial.”
Assim, a Ata Notarial pode ser utilizada, por exemplo, para registrar textos e imagens de sites da internet, mensagens nas redes sociais como Facebook e Instagram, desocupação e mau estado de conservação de imóveis, conversas em um encontro, uma reunião ou ligação telefônica etc.
O objetivo da Ata Notarial é pré-constituir prova, ou seja, demonstrar antecipadamente esses fatos, situações e ocorrências, antes que desapareçam ou sejam modificados. E como essa comprovação é feita por uma declaração dotada de fé pública, proveniente do Tabelião de Notas, que é um bacharel em direito e um profissional imparcial, a Ata Notarial é hoje uma forte e valiosa ferramenta de preservação de direitos.
Tanto assim que, para garantir mais detalhes e maior confiabilidade ao documento, podem ser impressas nele até mesmo fotografias sobre os fatos, situações e ocorrências verificados.
Para melhor ilustrar isso, veja-se o que preveem expressamente os itens 138 e 139 do capítulo XIV das normas de serviço dos cartórios extrajudiciais de São Paulo:
“138. A ata notarial conterá:
a) local, data, hora de sua lavratura e, se diversa, a hora em que os fatos foram presenciados ou verificados pelo Tabelião de Notas;
b) nome e qualificação do solicitante;
c) narração circunstanciada dos fatos;
d) declaração de haver sido lida ao solicitante e, sendo o caso, às testemunhas;
e) assinatura e sinal público do Tabelião de Notas
“139. A ata notarial poderá:
a) conter a assinatura do solicitante e de eventuais testemunhas;
b) ser redigida em locais, datas e horas diferentes, na medida em que os fatos se sucedam, com descrição fiel do presenciado e verificado, e respeito à ordem cronológica dos acontecimentos e à circunscrição territorial do Tabelião de Notas;
c) conter relatórios ou laudos técnicos de profissionais ou peritos, que serão qualificados e, quando presentes, assinarão o ato;
d) conter imagens e documentos em cores, podendo ser impressos ou arquivados em classificador próprio.”
Quando solicitar
A ata notarial pode ser solicitada sempre que se queira perpetuar, em um documento público, um fato, uma situação ou uma ocorrência, e assim evitar o risco da demora, ou seja, evitar que desapareçam ou sofram alteração com o passar do tempo.
Pode ser requerida, também e até principalmente, quando o objeto a ser documentado constitua fato ilícito, isto é, quando o Tabelião de Notas presencie alguma ilegalidade cometida contra aquele que solicitou a Ata Notarial, ou contra qualquer outra pessoa.
E uma vez lavrada a Ata Notarial, ou seja, transcrito nesse documento público tudo o que foi presenciado ou verificado pelo Tabelião de Notas, quem a solicitou poderá utilizá-la para preservar seus direitos, de forma amigável ou até mesmo litigiosamente, em ação judicial, apresentando tal instrumento público como prova destinada a convencer o juiz do processo.
Como solicitar
Para solicitar a Ata Notarial o interessado, deve se dirigir ao Cartório de Notas, presencialmente ou por via eletrônica (site da internet, e-mail, aplicativos de troca de mensagens, quando o cartório admitir tais meios de comunicação), e então efetuar verbalmente seu pedido ou preencher, por escrito, um formulário de requerimento (dependendo do caso).
O solicitante pode ser pessoa física ou pessoa jurídica. No primeiro caso, deverá apresentar seus documentos de identificação e informar seus dados de qualificação (nacionalidade, estado civil, profissão e domicílio). No segundo caso, o representante legal ou contratual deverá apresentar os documentos de identificação e informar os dados de qualificação dele próprio, além de informar também os dados de qualificação da pessoa jurídica (denominação, sede, CNPJ), recomendando-se que apresente também os atos constitutivos para provar os seus poderes de representação. Em qualquer desses casos, admite-se também pedido por procuração, devendo-se, porém, exibir o instrumento dela ao Tabelião de Notas ou seu Escrevente.